การเขียนโครงการ

การเขียนโครงการทางธุรกิจ
ความหมายของโครงการ
โครงการ หมายถึง แผนงานย่อย แผนการดำเนินงานหรือกิจกรรมที่จะนำไปปฏิบัติได้โดยมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานอย่างชัดแจ้ง มีระยะเวลาเริ่มต้น มีระเบียบแบบแผนในการปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางการปฏิบัติ ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด
โดยทั่วไปแล้วอาจจัดลักษณะของโครงการต่างๆได้เป็น 2 ระดับ ระดับหนึ่งเป็นโครงการเพื่อศึกษาค้นคว้า หาข้อมูล ข้อเท็จจริงบางอย่าง ซึ่งอาจเรียกได้ว่าเป็นโครงการวิจัย และอีกระดับหนึ่งเป็นโครงการเพื่อเป็นแผนการหรือเป็นแนวทางสำหรับการปฏิบัติต่อไป
ความสำคัญของโครงการ
ในปัจจุบันโครงการได้นำมาใช้อย่างแพร่หลายในวงการต่างๆ ตั้งแต่ระดับบุคคลไปจนถึงระดับรัฐบาล จึงกล่าวได้ว่าโครงการมีความสำคัญสำหรับทุกองค์การ ซึ่งสรุปความสำคัญได้ ดังนี้
1.เป็นการสนองนโยบายขององค์การ
2.เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน
3.ช่วยให้งานดำเนินไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น
4.ประหยัดทรัพยากร เพราะมีโครงการเป็นตัวกำหนดการให้อย่างชัดเจน
5.เป็นการช่วยให้บุคลากรในหน่วยงานร่วมรับผิดชอบอย่างทั่วถึง
ส่วนประกอบของการเขียนโครงการ
1.ส่วนนำ หมายถึง ส่วนที่จะบอกข้อมูลเบื้องต้นของโครงการโดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับชื่อโครงการ ผู้ดำเนินโครงการ หรือผู้รับผิดชอบโครงการ ความเป็นมาของโครงการ วัตถุประสงค์ ดังนั้นส่วนนำจึงต้องเขียนให้ละเอียดเพื่อมุ่งหมายให้ผู้อ่าน และบุคคลที่ทำงานร่วมกัน หรือผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจอนุมัติให้ทำโครงการมีความเข้าใจพื้นฐานเป็นเบื้องต้นก่อนที่จะอ่านรายละเอียดของโครงการต่อไป ดังนั้นผู้เขียนจึงต้องมีความระมัดระวังในเรื่องการใช้ภาษาให้ถูกต้องได้ใจความ เพื่อมุ่งชี้ประเด็นสำคัญของโครงการให้ชัดเจน
2.ส่วนเนื้อหา หมายถึง ส่วนที่บอกสาระสำคัญของโครงการโดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีดำเนินการหรือขั้นตอนการปฏิบัติอย่างละเอียด ถ้าขั้นตอนการทำงานมีความสลับซับซ้อนมากเท่าใด ผู้เขียนต้องพยายามเรียงลำดับขั้นตอนการทำงานอย่างมีระบบและเขียนแยกเป็นตอนๆเพื่อไม่ทำให้ผู้อ่านสับสน ทั้งนี้ถ้าเป็นโครงการระยะยาว อาจเขียนตารางแสดงเวลาการทำงานไว้ด้วย
3.ส่วนขยายความ หมายถึง ส่วนประกอบต่างๆที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเป็นกลุ่มบุคคลที่ได้รับผลจากการดำเนินโครงการ บอกกำหนดระยะเวลา กรณีที่เป็นโครงการระยะสั้นต้องแสดงตารางเวลาดำเนินโครงการ สถานที่ งบประมาณค่าใช้จ่าย รวมทั้งโครงการซึ่งอาจจะเป็นงบประมาณรวมหรือแจกแจงคต่าใช้จ่ายอย่างละเอียดก็ได้ และส่วนของประโยชน์หรือผลที่คาดว่าจะได้รับจากการดำเนินการตามโครงการนั้นๆ ถ้าเป็นโครงการที่จัดเกี่ยวกับการอบรมสัมมนาต้องมีตารางเวลา หรือกำหนดการประชุมไว้ด้วย ส่วนขยายความเหล่านี้เป็นส่วนที่สำคัญเช่นเดียวกีบส่วนนำ เพราะจะขยายความให้บุคคลที่ดำเนินการร่วมกันเข้าใจรายละเอียดกระจ่างขึ้น และผู้มีหน้าที่ตัดสินใจอนุมัติให้ทำโครงการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น เมื่อได้ทราบว่าผลที่จะได้รับนั้นเป็นประโยชน์อย่างไร และงบประมาณค่าใช้จ่ายจัดสรรให้ได้หรือไม่ อย่างไร
ประเภทของโครงการ
โครงการแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1.โครงการแบบดั้งเดิม เป็นโครงการที่นำมาใช้ตั้งแต่แรกจนถึงปัจจุบัน รายละเอียดของโครงการจะแจกแจงตามหัวข้อที่กำหนดไว้ ได้แก่ ชื่อโครงการ ชื่อบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ระยะเวลาดำเนินการ สถานที่ดำเนินการ วิธีดำเนินการ งบประมาณ ผลที่คาดว่าจะได้รับ และการประเมินผล
2.โครงการแบบใช้ตารางเหตุผลสัมพันธ์ เป็นโครงการที่มีรายละเอียดเป็นขั้นตอนเป็นเหตุเป็นผลสัมพันธ์กันและประสานกันทั้งในแนวตั้งและแนวนอน ขององค์ประกอบที่เป็นโครงสร้างพื้นฐานการจัดทำโครงการทั้ง 2 ประเภทนี้ มีทั้งข้อดีและข้อเสียต่างกันไปคนละแบบคือ การเขียนแบบใช้ตารางเหตุผลสัมพันธ์ มีข้อเสียตรงต้องใช้เวลาในการเขียนมากและต้องเป็นเหตุผลกันทั้งในแนวนอนและแนวตั้ง ส่วนการเขียนแบบดั้งเดิมมีข้อดีตรงที่ง่ายต่อการเขียนและงานต่อการเข้าใจของผู้เกี่ยวข้อง
องค์ประกอบของโครงการ
1.ชื่อโครงการ ให้กำหนดชื่อโครงการตามความเหมาะสม มีความหมายชัดเจน และทราบได้ทันที่ว่าโครงการนั้นเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร
2.ชื่อผู้เสนอโครงการหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
3.หลักการและเหตุผล เป็นการกล่าวที่มาของโครงการว่าเนื่องมาจากนโยบาย แผนพัฒนาหรือปัญหาใด ชี้แจงรายละเอียดของปัญหาและความจำเป็นที่เกิดขึ้นที่จะต้องแก้ไข ตลอดจนชี้แจงถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการดำเนินงานตามโครงการ
4.วัตถุประสงค์ เป็นการบอกให้ทราบว่าความต้องการของโครงการนั้นต้องการให้อะไรเกิดขึ้น วัตถุประสงค์ของโครงการต้องกำหนดให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ลักษณะของวัตถุประสงค์ที่ดีจะต้องมีความเป็นไปได้ สามารถประเมินค่าได้ ระบุสิ่งที่ต้องการได้อย่างมีเหตุผล มีขอบเขตระยะเวลาดำเนินการ สวามารถปฏิบัติจริงได้ตามวัตถุประสงค์
5.เป้าหมาย เป็นการแสดงถึงความต้องการโดยระบุในเชิงปริมาณ คุณภาพหรือลักษณะเฉพาะและมีการกำหนดเวลาเป็นช่วงๆไป
6.ระยะเวลาดำเนินการ ควรกำหนดให้ชัดเจน ว่าโครงการมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อไร
7.สถานที่ดำเนินการ ควรกำหนดสถานที่ในการดำเนินการตามโครงการให้ชัดเจนและแน่นอน
8.วิธีดำเนินการ คือ งานหรือภารกิจซึ่งจะต้องปฏิบัติในการดำเนินโครงการให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
9.งบประมาณ การเขียนงบประมาณของโครงการ จะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการพิจารณาอนุมัติ หรือให้เงินสนับสนุน โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 4 หมวด ดังนี้
-หมวดค่าตอบแทน เช่น ค่าจ้าง ค่าสมนาคุณ ฯลฯ
-หมวดค่าใช้สอย เช่น ค่าที่พัก ค่าเดินทางด้วยยานพาหนะ
-หมวดค่าวัสดุ ค่ากระดาษ ค่าถ่ายเอกสาร
-หมวดค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ค่าใช้อื่นๆที่ประมาณไว้ตลอดจนเงินสำรอง กรณีเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดหมาย
10.ผลที่คาดว่าจะได้รับ เขียนขึ้นจากการคาดคะเนของผู้เขียนโครงการเป็นการทบทวนวัตถุประสงค์ของโครงการว่าการดำเนินงานของโครงการในแต่ละวัตถุประสงค์นั้น คาดว่าจะได้รับผลอย่างไร
11.การประเมินผล เป็นการบอกแนวทางในการติดตามประเมินผลโครงการ ซึ่งผลของการประเมินสามารถนำมาพิจารณาประกอบการดำเนินการ การเตรียมโครงการที่คล้ายคลึงหรือเกี่ยวข้องในเวลาต่อไป
หลักการเขียนโครงการ
1.การเขียนโครงการจะต้องมีความชัดเจนก่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน
2.การเขียนโครงการควรคำนึงถึงวัตถุประสงค์เป็นลำดับแรก เพราะวัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดส่วนประกอบอื่นๆของโครงการให้มุ่งไปในทิศทางเดียวกัน
3.การใช้ถ้อยคำสำนวนในการเขียนโครงการควรมีหลักการสำคัญ คือ เขียนด้วยถ้อยคำที่สั้น กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย ได้สาระครบถ้วน และเป็นภาษาเขียนมาตราฐาน ทั้งนี้เพราะผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายจะได้เข้าใจและปฏิบัติได้
4.การประเมินผลโครงการสามารถทำได้ระหว่างและหลังการดำเนินโครงการ
ลักษณะของโครงการที่ดี
1.สามารถแก้ปัญหาขององค์กรหรือหน่วยงานได้
2.มีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดผลตอบแทนคุ้มค่า
3.รายละเอียด วัตถุประสงค์ เป้าหมายชัดเจน สามารถดำเนินงานและมีความเป็นไปได้สูง
4.รายละเอียดของโครงการต้องสอดคล้อง สัมพันธ์กัน
5.รายละเอียดของโครงการสามารถสนองความต้องการขององค์การหรือหน่วยงาน
6.สามารถนำไปปฏิบัติให้สอดคล้องกับแผนหลักขององค์การ หรือหน่วยงานนั้นๆ และสามารถติดตามประเมินผลได้
7.กำหนดขึ้นจากข้อมูลที่เป็นความจริงและเป็นข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้ว
8.ต้องได้รับการสนับสนุนทางด้านทรัพยากรอย่างเหมาะสม อันได้แก่ บุคคล วัสดุอุปกรณ์ งบประมาณ รวมทั้งได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร
9.ต้องมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด